La shadow AI cresce anche nelle aziende italiane: L’83,8% dei dipendenti afferma che l’intelligenza artificiale migliora la produttività. Allo stesso tempo, il 27% ha acquistato strumenti AI senza approvazione aziendale nell’ultimo anno. Inoltre, oltre metà degli intervistati segnala difficoltà d’uso e scarso supporto.

Shadow AI: cosa dice la ricerca

L’intelligenza artificiale è ormai entrata nella routine di molti lavoratori italiani: viene usata per scrivere, analizzare dati, riassumere documenti e velocizzare attività ripetitive.

I vantaggi sono evidenti: secondo una ricerca di Soldo, l’83,8% dei dipendenti italiani ritiene che gli strumenti AI abbiano migliorato la propria produttività.

Accanto ai benefici, però, cresce un problema difficile da controllare. Sempre più lavoratori acquistano o usano servizi AI senza seguire i normali processi aziendali.

Shadow AI: il 27% compra strumenti senza approvazione

Il 27% dei dipendenti italiani dichiara di aver acquistato una soluzione AI per il lavoro senza autorizzazione. Il dato riguarda gli ultimi dodici mesi.

Questo comportamento viene definito shadow AI: comprende strumenti, abbonamenti e servizi utilizzati fuori dai canali controllati dall’azienda.

Il rischio non riguarda soltanto la spesa. Infatti, l’impresa potrebbe non sapere quali piattaforme vengono usate, quali dati ricevono e per quali attività.

Inoltre, una licenza può essere acquistata in pochi secondi con una carta aziendale. Il processo interno di approvazione, invece, può richiedere diversi giorni.

Questa differenza spinge alcuni dipendenti a saltare i passaggi previsti. Di conseguenza, le aziende perdono visibilità sugli strumenti realmente attivi.

L’83,8% vede benefici concreti nel lavoro

L’adozione spontanea nasce anche da risultati percepiti come immediati. L’AI permette spesso di completare alcune attività in meno tempo.

Può aiutare nella preparazione di presentazioni, nella ricerca di informazioni e nella gestione dei testi. Inoltre, può ridurre il carico delle operazioni più ripetitive.

Per questo motivo, oltre otto dipendenti su dieci segnalano un aumento della produttività. Il dato conferma che l’AI non viene più considerata soltanto una novità.

È già uno strumento operativo, allo stesso tempo, molte aziende non hanno ancora costruito processi abbastanza rapidi per autorizzarne l’uso.

Il risultato è un’adozione frammentata. Ogni team sceglie ciò che serve, spesso senza una strategia comune.

Shadow AI, mancano supporto e formazione

Il problema non dipende soltanto dalla lentezza delle approvazioni. Molti lavoratori dichiarano anche di non ricevere un supporto adeguato.

Il 57,5% degli intervistati si sente spinto a usare l’intelligenza artificiale senza una guida sufficiente. Inoltre, il 55,6% trova difficili da usare gli strumenti disponibili.

Quindi, le aziende chiedono maggiore produttività, ma non sempre spiegano come raggiungerla. Mancano spesso formazione, esempi pratici e regole semplici.

Questa situazione può portare a errori. Un dipendente potrebbe caricare documenti riservati su una piattaforma non approvata oppure affidarsi a risultati poco accurati.

Inoltre, strumenti simili possono applicare condizioni molto diverse sulla conservazione dei dati. Senza controlli, diventa difficile valutare privacy e sicurezza.

Non è solo un problema del reparto Finance

La shadow AI riguarda anche il controllo della spesa aziendale: abbonamenti piccoli e distribuiti possono passare inosservati per mesi.

Un singolo servizio può costare poco. Se però viene acquistato da molti team, la spesa complessiva può diventare rilevante.

Il reparto Finance deve quindi capire quanto viene investito nell’AI. Inoltre, deve valutare quali strumenti vengono realmente usati e quali producono risultati.

Il controllo economico, però, è soltanto una parte del problema. Servono anche verifiche su sicurezza, trattamento dei dati e compatibilità con le regole interne.

Un processo troppo lento può favorire gli acquisti non autorizzati. Al contrario, un sistema più rapido può mantenere il controllo senza bloccare il lavoro.

L’AI Act rende la governance più importante

La gestione degli strumenti AI diventerà ancora più delicata con l’applicazione delle regole europee. L’AI Act introduce nuovi obblighi per trasparenza, controllo e uso responsabile.

Le aziende dovranno sapere quali sistemi vengono utilizzati. Inoltre, dovranno chiarire finalità, responsabilità e categorie di dati trattati.

La shadow AI rende questo lavoro più difficile. Infatti, non è possibile controllare uno strumento del quale l’azienda ignora l’esistenza.

Diventa quindi necessario creare un catalogo di servizi approvati. Allo stesso tempo, i dipendenti devono poter richiedere nuovi strumenti con procedure semplici.

Le regole devono essere comprensibili. Inoltre, devono indicare quali dati possono essere caricati e quali informazioni devono restare nei sistemi aziendali.

Shadow AI, servono processi più veloci

Vietare ogni strumento non autorizzato potrebbe non risolvere il problema. I dipendenti cercano soluzioni rapide perché devono rispettare tempi e obiettivi.

Perciò, le aziende devono ridurre la distanza tra necessità operative e controlli interni. Un’autorizzazione non dovrebbe richiedere giorni per una normale licenza software.

Servono carte virtuali, budget definiti e flussi di approvazione più veloci. Inoltre, ogni acquisto dovrebbe essere collegato a un team e a una finalità precisa.

La formazione resta altrettanto importante. I lavoratori devono conoscere limiti, rischi e modalità corrette d’uso.

L’AI può migliorare il lavoro, come conferma l’83,8% degli intervistati: senza una governance chiara, però, la sua crescita rischia di diventare disordinata e difficile da misurare.

Come è stata svolta la ricerca

La ricerca ha coinvolto 1.000 persone in Italia. Il campione comprendeva 200 responsabili senior dell’area Finance e 800 dipendenti autorizzati ad acquistare beni o servizi.

Tra i responsabili Finance figuravano CFO, vicepresidenti, direttori, senior manager e Head of Finance. I dipendenti appartenevano invece ad altri reparti.

Tutte le aziende coinvolte avevano almeno 50 dipendenti. Inoltre, una parte rilevante del campione lavorava in imprese con oltre 250 addetti.