Le riunioni improduttive non sottraggono solo minuti alla giornata, ma generano follow-up, ansia e lavoro aggiuntivo. Secondo lo studio globale di Jabra, oltre la metà del tempo passato in meeting viene percepita come superflua. Inoltre, guasti audio, video e connettività rendono più difficile collaborare nei team ibridi.

Le riunioni improduttive stanno diventando un problema economico e organizzativo per molte aziende. Il nuovo studio globale di Jabra, condotto su oltre 2.300 professionisti, mostra infatti un costo che va oltre il tempo passato davanti a una videocall o dentro una sala meeting.

Secondo la ricerca, il 58% delle ore dedicate alle riunioni viene considerato superfluo durante la settimana. Tradotto su base annuale, il dato equivale a 26 giorni lavorativi di produttività persa per persona. Inoltre, il problema cresce quando entrano in gioco guasti tecnologici, partecipazione ibrida e scarsa chiarezza sulle azioni successive.

Il risultato è un circolo poco sano: una riunione non risolve il tema, quindi ne genera un’altra. Così nasce quello che Jabra definisce debito di riunioni, cioè una quantità crescente di incontri creati per correggere, chiarire o ripetere discussioni già avviate.

Riunioni improduttive e costi aziendali nascosti

La ricerca di Jabra mette in evidenza un dato pesante per le grandi aziende. In una realtà con circa 5.000 dipendenti, l’unione tra meeting inutili e tecnologia inaffidabile può generare una perdita stimata di 130 milioni di dollari all’anno in produttività.

La parte principale arriva dal tempo sprecato in incontri considerati inutili o di scarso valore. In questo caso, la perdita stimata raggiunge circa 120 milioni di dollari, pari ai già citati 26 giorni lavorativi all’anno per dipendente.

A questa cifra si aggiungono 8,4 milioni di dollari persi per problemi tecnici nei meeting ibridi. Il dato equivale a 3-4 giorni lavorativi all’anno per ogni persona. Quindi anche piccoli blocchi, se ripetuti su larga scala, diventano un costo reale.

Il tema non riguarda solo il bilancio. Quando una riunione funziona male, spesso serve una seconda discussione. Inoltre, le decisioni arrivano più lentamente e il lavoro si frammenta. In molti casi, le persone escono dal meeting senza sapere quali attività svolgere dopo.

Secondo lo studio, il 59% delle riunioni richiede un follow-up o lavoro aggiuntivo. In più, il 66% dei lavoratori lascia spesso gli incontri senza indicazioni precise sulle azioni da intraprendere.

Meeting ibridi, guasti tech e partecipazione da remoto

I meeting ibridi fanno ormai parte della routine. Più di un quarto delle riunioni coinvolge persone in presenza e partecipanti da remoto. Però, secondo Jabra, proprio questo formato mostra le criticità più evidenti.

Il 75% dei meeting ibridi subisce almeno un problema tecnico. Nei meeting completamente virtuali, la percentuale resta alta e arriva al 52%. I disservizi riguardano soprattutto audio, video e connettività.

Il 73% degli intervistati segnala difficoltà nel sentire gli altri partecipanti. Inoltre, il 68% indica problemi nel vedere con chiarezza chi prende parte alla riunione. In media, questi intoppi fanno perdere quasi 11 minuti in ogni sessione ibrida.

Su base annuale, la perdita arriva a circa tre giorni lavorativi per dipendente. Nelle grandi imprese il fenomeno cresce ancora. Le aziende con oltre 1.000 dipendenti perdono l’82% di tempo in più rispetto alle realtà con meno di 50 lavoratori.

La tecnologia incide anche sull’inclusione. Circa metà dei partecipanti da remoto dichiara di sentirsi dimenticata, interrotta o esclusa durante i meeting ibridi. Inoltre, le donne hanno il 16% di probabilità in più di sentirsi escluse quando partecipano da remoto. Per i dipendenti junior il dato sale al 26%.

Ansia, follow-up e IA: perché la riunione va ripensata

Lo studio mostra anche un impatto sul benessere delle persone. L’87% dei lavoratori dichiara un certo livello di ansia legata alle riunioni. Inoltre, più aumenta il numero di incontri, più cresce il livello di apprensione.

C’è anche un limite di attenzione. Il 42% dei professionisti raggiunge il proprio massimo di energia entro due ore di riunioni consecutive. Entro quattro ore, la quota sale all’83%. Di conseguenza, la qualità della partecipazione cala e il rischio di nuove discussioni aumenta.

Jabra collega questi dati anche all’uso dell’Intelligenza Artificiale nei meeting. Tre quarti dei lavoratori hanno già provato strumenti basati su IA, come riassunti e trascrizioni. Però meno di uno su tre li usa con regolarità.

Il limite non sembra stare solo negli strumenti. Audio scarso, conversazioni confuse e video poco affidabile riducono l’efficacia dei sistemi automatici. Quindi l’IA può aiutare una riunione ben gestita, ma non può correggere da sola una sessione caotica.

Holger Reisinger, Senior Vice President Enterprise Video Business Unit di Jabra, lega il tema alla cultura aziendale e alla qualità degli strumenti. La sintesi è netta: le imprese devono ripensare i meeting, facendo in modo che ogni persona possa essere vista, ascoltata e compresa con precisione.

Metodologia dello studio Jabra

Lo studio è stato condotto da Toluna per conto di Jabra su oltre 2.300 professionisti. La ricerca analizza comportamenti nelle riunioni, prestazioni tecnologiche, produttività, collaborazione ed esperienza dei dipendenti.

Le stime economiche partono dai tempi dichiarati dagli utenti, dai tassi di disservizio e dalle attività di follow-up. Inoltre, questi dati sono stati confrontati con i livelli retributivi nazionali.

Il messaggio finale è pratico: ridurre le riunioni improduttive non significa solo liberare calendario. Significa anche migliorare decisioni, inclusione, salute del team e qualità del lavoro ibrido. Per farlo servono cultura, processi più snelli e tecnologie audio-video affidabili.