Negli ultimi anni, la nostra realtà lavorativa è stata trasformata in modo irreversibile. Meno del 30% delle persone è adeguatamente equipaggiato per svolgere il proprio lavoro, e solo uno spazio di lavoro su dieci è dotato in modo efficace. Questo dato è allarmante e giustifica il crollo della produttività che stiamo osservando. Mentre i dipendenti fanno ritorno nei loro uffici e alle riunioni fisiche, ci troviamo di fronte a nuove sfide legate alla produttività delle riunioni.

Il dominio delle riunioni online

Attualmente, il 66% delle riunioni avviene completamente in modalità online o ibrida, imponendo nuove esigenze in termini di attrezzature per uffici e dipendenti. Grandi aziende come Meta e Amazon stanno spingendo per il ritorno in ufficio, rendendo essenziale garantire che i dipendenti sappiano come condurre riunioni efficaci in questi spazi.

Per far sì che i dipendenti amino le sale riunioni, dobbiamo affrontare il problema dei problemi tecnici che compromettono la produttività. L’aumento delle riunioni online post-pandemia ha complicato ulteriormente le cose.

Le sfide delle riunioni ibride

Con il ritorno dei dipendenti in ufficio, la tecnologia e le modalità di conduzione delle riunioni online sono state rivoluzionate. L’aumento delle riunioni online ha reso necessario che le sale siano pronte per accogliere meeting ibridi, con partecipanti sia in loco che a distanza.

L’ultimo rapporto di Jabra sul lavoro ibrido rivela che un terzo dei dipendenti esita a partecipare alle riunioni in sala a causa di disagi tecnologici rispetto all’utilizzo del solo laptop. Questa sfiducia potrebbe compromettere l’efficacia delle riunioni ibride, sottolineando l’importanza di adottare tecnologie adeguate.

La necessità di formazione e assistenza

Molte sale riunioni non sono progettate per le riunioni ibride, e solo una su dieci è dotata di video. Anche quando presenti, le persone non si sentono a loro agio nell’usarle. Fornire formazione e assistenza è cruciale per far sentire i dipendenti a proprio agio con le tecnologie video e le soluzioni per le riunioni in sala.

È importante adottare approcci pratici, come affiggere guide fisiche con istruzioni o codici QR nelle sale, semplificando l’utilizzo degli spazi e delle attrezzature video per i dipendenti.

Tre considerazioni chiave per ottimizzare le sale riunioni ibride

1. Garantire Visibilità e Udibilità per Tutti: Le riunioni devono essere equamente accessibili per tutti i partecipanti, indipendentemente dalla loro posizione. La tecnologia delle sale deve facilitare la partecipazione di chi è a distanza e di chi è in presenza.
2. Integrare Disposizione delle Sale e Tecnologia: La disposizione delle sale non può essere ottimizzata separatamente dalla tecnologia. Considerare il campo visivo delle videocamere è essenziale durante la disposizione della sala.
3. Formazione per l’Uso Tecnologico: Non si può presumere che i dipendenti sappiano utilizzare la tecnologia. La formazione e le guide sono indispensabili per garantire che le sale riunioni riprogettate siano pienamente sfruttate dai dipendenti.

Il futuro del lavoro ibrido

“L’adozione di una nuova tecnologia non è un processo agevole, ma un piccolo sforzo per facilitare la transizione può portare lontano. La maggior parte delle imprese può non solo ottimizzare gli spazi preposti, ma anche migliorare notevolmente l’efficienza delle riunioni in modalità ibrida. Assicurandosi che le sale e i dipendenti siano attrezzati per una ‘nuova era’ di riunioni, le aziende possono favorire un’esperienza lavorativa ancora migliore per i dipendenti che tornano in ufficio”, commenta Luca Barbarossa, Regional Product Manager Sud EMEA di Jabra.